Hướng dẫn các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hoàn chỉnh

Trong thời đại kinh tế thị trường phát triển như hiện nay, nhu cầu đời sống vật chất của con người ngày càng tăng. Kéo theo đó là sự ra đời của các ngành nghề mới để đáp ứng nhu cầu con người, đặc biệt là nghề tổ chức sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu, sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Vậy cụ thể các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hoàn chỉnh nhất như thế nào? Hãy cùng sangiaodichtienao.com theo dõi bài chia sẻ ngay sau đây.

Tìm hiểu chung về nghề tổ chức sự kiện

Ngày nay để tổ chức những chương trình như hội nghị khách hàng, lễ khánh thành, ra mắt sản phẩm hay cuộc thi lớn, hội thảo, triển lãm,… đều cần sự hướng dẫn chuyên nghiệp của các công ty tổ chức sự kiện. Chính vì tầm quan trọng trên đã khẳng định được vị thế của nghề tổ chức sự kiện trên thị trường, đặc biệt là đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

Theo những người làm nghề, tổ chức sự kiện hay tổ chức event chính là kết quả hoàn thiện của một chuỗi công việc hậu cần nhằm hướng đến sự thỏa mãn kỳ vọng, nhu cầu của người tham dự.

Tìm hiểu chung về nghề tổ chức sự kiện
Tìm hiểu chung về nghề tổ chức sự kiện

Một số loại hình tổ chức sự kiện nổi bật và điển hình trên thị trường hiện nay là:

PR Event

Gồm các hoạt động như thông cáo báo chí, lễ khai trương, hội nghị khách hàng,…

Activation Event

Bao gồm các hoạt động như tổ chức event tại điểm bán hàng, các hoạt động event tung sản phẩm, trình diễn,…

Public Event

Những hoạt động, sự kiện liên quan và hướng tới cộng đồng hoặc các sự kiện của vùng miền hay quốc gia,…

Contest

Tổ chức các sự kiện liên quan đến các cuộc thi

Entertainment events

Các sự kiện giải trí, chương trình ca nhạc, gameshow trên truyền hình,..

Festive events

Tổ chức event cho các chương trình Festival, hội chợ, triển lãm,…

Trade Marketing

Bao gồm các hoạt động ra mắt sản phẩm mới của công ty, doanh nghiệp có nhu cầu, hoạt động Marketing thương mại hoặc những buổi lễ ký kết hợp đồng,…

Có thể thấy tổ chức sự kiện gần như bao quát tất cả các loại hình nghệ thuật, kinh doanh, giới thiệu, ra mắt sản phẩm của công ty, doanh nghiệp có nhu cầu. Chính vì vậy, ngành nghề này dần trở nên phổ biến và rất quan trọng trên thị trường. Vậy câu hỏi được đặt ra ở đây là các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào để chuyên nghiệp và hiệu quả? Sangiaodichtienao sẽ giải đáp thắc mắc này ngay sau đây.

Chi tiết các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Có thể thấy tổ chức sự kiện là một nghề mới có mặt trên thị trường, tuy nhiên lại không hề xa lạ với tất cả mọi người. Bởi lẽ tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng, cùng với đó là nhu cầu quảng bá thương hiệu cũng như sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Vậy các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào để thu hút người tham gia nhất? Ngay sau đây sangiaodichtienao.com sẽ giới thiệu đến bạn đọc 9 bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện.

Bước 1: Xác định mục đích và mục tiêu sự kiện

Trước khi tổ chức một sự kiện hoàn chỉnh cần xác định được mục đích là tại sao phải tổ chức sự kiện đó. Thông thường quá trình tổ chức event thường có 2 mục đích chính là giới thiệu sản phẩm mới hay giới thiệu một nguồn thông tin mới của doanh nghiệp.

Xác định mục đích và mục tiêu sự kiện
Xác định mục đích và mục tiêu sự kiện

Mục tiêu của kế hoạch tổ chức sự kiện chính là việc xác định sự kiện được tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu nào một cách cụ thể nhất. Ví dụ như xác định số lượng khách hàng tham dự, số lượng phóng viên tham dự hoặc số lượng tin bài sau sự kiện được phát hành.

Bước 2: Xác định đối tượng của một sự kiện

Sau khi xác định được mục đích và mục tiêu của sự kiện cần phải xác định được đối tượng tham gia là gì, bao gồm những ai. Đây được xem là một trong những bước rất quan trọng, là cơ sở dữ liệu để có thể xây dựng được kế hoạch tổ chức sự kiện.

Xác định nhóm đối tượng của một sự kiện
Xác định nhóm đối tượng của một sự kiện

Thông thường đối tượng của sự kiện bao gồm nhiều đối tượng khác nhau, trong đó có nhóm đối tượng tham gia và nhóm đối tượng tham dự.

Bước 3: Xây dựng thông điệp của sự kiện

Đối với bất cứ một chiến dịch truyền thông, việc chuyển tải thông điệp cũng là yếu tố rất quan trọng. Riêng đối với công cụ tổ chức sự kiện, việc chuyển tải thông điệp chính là điểm nhấn đặc biệt nhất để giới thiệu với tất cả khách tham dự nội dung của doanh nghiệp hoặc thương hiệu, nhãn hiệu muốn giới thiệu đến khách hàng.

Xây dựng thông điệp của sự kiện
Xây dựng thông điệp của sự kiện

Bước 4: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Sau khi có được dữ liệu đối tượng tổ chức sự kiện cũng như thông điệp mà các bạn muốn chuyển tải thì thời gian và địa điểm tổ chức cũng là một phần rất quan trọng. Yếu tố này giúp xác định được khoảng thời gian và địa điểm nào là phù hợp nhất với đối tượng đã xác định ban đầu.

Bước 5:  Xây dựng chương trình tổ chức cụ thể

Phần chương trình tổ chức được xem là bước cốt lõi trong các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi chúng ta có dữ liệu từ bước số 1 đến bước 4 thì cần phải xác định được kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất có thể. Việc này nhằm chọn lọc để phục vụ cho đúng nhóm đối tượng tham dự sự kiện và có thể chuyển tải được thông điệp mà nhãn hàng mong muốn.

Xây dựng chương trình tổ chức cụ thể
Xây dựng chương trình tổ chức cụ thể

Bước 6: Lập kế hoạch truyền thông

Truyền thông cho sự kiện là 1 phần khá quan trọng đối với người tổ chức sự kiện. Thông thường, sự kiện nào cũng cần giới thiệu đến nhiều người hoặc 1 nhóm người nào đó để phục vụ cho sự kiện của doanh nghiệp hoặc nhãn hàng mong muốn.

Bước 7: Phân tích ngân sách

Sau khi có chương trình cụ thể, có kế hoạch truyền thông thì cần phải phân tích ngân sách. Ở bước này cần phải xem xét số lượng ngân sách mà chúng ta được cho phép với những ý tưởng thực hiện trong chương trình là như thế nào và có phù hợp hay không.

Phân tích ngân sách của kế hoạch tổ chức sự kiện
Phân tích ngân sách của kế hoạch tổ chức sự kiện

Bước 8: Xác định tiến độ thực hiện

Tiến độ thực hiện là phần quản lý về quỹ thời gian. Trong đó cần phân tích quỹ thời gian chúng ta có được kể từ khi xác định sẽ tổ chức sự kiện đó cho đến khi kết thúc sự kiện đó. Đồng thời cũng cần phải xem xét với quỹ thời gian như vậy chúng ta sẽ phân bổ thời gian cho những hạng mục công việc như thế nào cho phù hợp.

Bước 9: Phân tích đánh giá và đo lường hiệu quả của sự kiện.

Đây được xem là bước cuối cùng trong việc xây dựng các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Việc đánh giá và đo lường hiệu quả là 1 trong những phần khá quan trọng sau khi kết thúc một sự kiện. Dựa vào mục đích và mục tiêu ban đầu của việc tổ chức sự kiện mà chúng ta sẽ có những công cụ để đánh giá và đo lường được chất lượng cũng như sự thành công của sự kiện.

Phân tích đánh giá và đo lường hiệu quả của sự kiện
Phân tích đánh giá và đo lường hiệu quả của sự kiện

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây nhé!

Kết luận

Bản hướng dẫn chi tiết các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm 9 bước cơ bản. Hy vọng với những thông tin và cách hướng dẫn trên sẽ giúp bạn hiểu thêm về ngành nghề hot nhất trên thị trường hiện nay cũng như biết được cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách bài bản. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc liên quan đến nội dung cũng như các bước lập kế hoạch hãy góp ý với chúng tôi tại sangiaodichtienao.com. Chúng tôi sẽ nhanh chóng giải đáp thắc mắc cho bạn trong thời gian nhất có thể.

6 Comments

  • Thanks you

    Đức Đặng
    Posted April 20, 2020
  • KHÓA HỌC ĐẦU TIÊN VỀ

    TƯ DUY SẢN XUẤT & VẬN HÀNH TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
    ◆ Fanpage: www.facebook.com/event.backstage/
    ◆ Email: edu@backstage.vn

    ◆ Hotline: 0828 63 6262

    Hằng Nguyễn Minh
    Posted April 20, 2020
  • Âm thanh nghe là lạ vậy

    Thưởng Tống
    Posted April 20, 2020
  • máy bộ đàm giá cực rẻ 250k/ bộ https://www.youtube.com/watch?v=qqya4AnYk2U

    Smile Life Studio
    Posted April 20, 2020
  • Công ty chúng tôi chuyên thực hiện các sự kiện cho đối tác như: lễ khai trương, lễ khởi công động thổ, hội nghị khách hàng….. Vui lòng liên hệ để được phục vụ tốt nhất  www.mekongcare.com

    Huyền Mkc
    Posted April 20, 2020
  • công ty tổ chức sự kiện, nhận tổ chức sự kiện, khai trương khánh thành, khởi công động thổ, đám cưới…. tại Thái Bình và các tỉnh phía bắc http://sukienmienbac.com.vn

    hai vu
    Posted April 20, 2020

Leave a comment