Làm sao để tránh lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH

Bạn chẳng hiểu mình đã sai ở bước nào mà phần mềm khai bảo hiểm xã hội (KBHXH) cứ thông báo “Cấu trúc XML file hồ sơ chưa đúng với file” hoặc “Lỗi không nộp được hồ sơ BHXH”,… Nhằm giúp các bạn tránh được lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH hay một số rắc rối khác khiến quá trình khai bảo hiểm xã hội bị chậm trễ, sangiaodichtienao.com chia sẻ cách sử dụng phần mềm KBHXH để Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội. Tham khảo ngay nhé!

Lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH xuất hiện khi nào?

Lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH xuất hiện khá thường xuyên
Lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH xuất hiện khá thường xuyên

Hiện nay có rất nhiều bạn tìm kiếm cách khắc phục lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH. Tuy cùng gặp một hộp thoại thông báo sự cố như vậy nhưng nguyên nhân gặp phải tình trạng này thì mỗi người một kiểu. Cụ thể:

  • Người thì sai định dạng ngày tháng nộp hồ sơ KBHXH.
  • Người thì do lỗi ký file hoặc lỗi xuất file khi KBHXH.
  • Có người gặp sự cố lúc khai tăng BHXH hoặc giảm BHXH.
  • Sự cố chưa cập nhật chữ ký trước khi gửi hồ sơ KBHXH cũng “được nhận” thông báo lỗi cấu trúc XML file hồ sơ chưa đúng với file.

Và còn rất nhiều trường hợp khác cũng được quy về sự cố lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH . Do đó, để tránh được lỗi này, bạn chỉ cần nắm chắc cách sử dụng phần mềm KBHXH khi nộp hồ sơ KBXH là được. Ngay sau đây sangiaodichtienao.com sẽ hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm KBHXH ngay sau đây.

Cách dùng phần mềm KHXH để nộp hồ sơ BHXH

Nộp hồ sơ BHXH qua phần mềm KBHXH điện tử
Nộp hồ sơ BHXH qua phần mềm KBHXH điện tử

Quy trình nộp hồ sơ BHXH thông qua phần mềm KBHXH sẽ gồm 3 bước chính. Thực hiện hoàn chỉnh 3 bước này bạn sẽ không gặp lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH :

Nhập thông tin doanh nghiệp

Hãy đảm bảo rằng máy tính của bạn cài đặt hoàn thiện phần mềm KBHXH và thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Bạn click vào biểu tượng và đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp mình. Điền đúng Mã số thuế và Đơn vị, click “Truy cập”.
Đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp
Đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp
  • Bước 2: Màn hình thông tin doanh nghiệp xuất hiện, bạn điền chính xác tất cả các trường thông tin, nhất là các ô có gắn dấu “*”.
Điền chính xác tất cả các trường thông tin
Điền chính xác tất cả các trường thông tin
  • Sau đó click “Đóng” để chuyển bước 2 – Quản lý lao động.

Quản lý lao động

  • Bước 1: Vào mục Quản lý lao động, nhập thông tin đơn vị/phòng ban đầy đủ vào các ô: STT – Mã phòng – Tên phòng – Ghi chú, sau đó Click “Ghi”.
Nhập thông tin đơn vị/phòng ban đầy đủ
Nhập thông tin đơn vị/phòng ban đầy đủ
  • Bước 2: Lập danh sách lao động. Trong bước này bạn sẽ có 2 cách nhập, nếu:
  • Nếu nhập trực tiếp:

+ Bạn chọn “Quản lý lao động”, click “Thêm mới lao động”.

Chọn “Thêm mới lao động” nếu bạn muốn lập trực tiếp danh sách người lao động
Chọn “Thêm mới lao động” nếu bạn muốn lập trực tiếp danh sách người lao động

+ Bạn điền chính xác thông tin vào các mục “Thông tin người lao động”, “Thông tin tham gia BHXH, BHYT”, Diễn giải TK1 – TS (Lao động đã có thời gian làm việc nhưng chưa có sổ BH),  Quá trình đóng BHXH.

+ Cuối cùng click “Ghi”.

Điền đầy đủ thông tin và ấn “Ghi”
Điền đầy đủ thông tin và ấn “Ghi”

Chú ý: Mọi thông tin bạn điền phải chính xác, nhất là các mục đánh dấu “*”. Vì các thông tin này sẽ được chuyển tương ứng vào phần diễn giải của người lao động khi bạn thực hiện làm tờ khai tham gia BHXH, BHYT TK1 – TS. Bạn muốn tiếp tục nhập lao động, chỉ cần click vào “Thêm mới” để form ban đầu xuất hiện, bạn làm tương tự như trên. Sau khi hoàn thiện các trường thông tin, vào Danh sách lao động bạn sẽ thấy màn hình hiển thị như sau:

Danh sách lao động sau khi được nhập trực tiếp
Danh sách lao động sau khi được nhập trực tiếp
  • Nhập danh sách từ file Excel:

+ Bạn chọn “Quản lý lao động”, click “Danh sách lao động” .

Click “Danh sách lao động” nếu muốn nhập danh sách từ file Excel
Click “Danh sách lao động” nếu muốn nhập danh sách từ file Excel

+ Click “Import Excel”, chọn vào “Tải file mẫu”. Sau khi nhập thông tin người lao động vào file mẫu, bạn click “Chọn file” để nhập vào phần mềm.

+ Cuối cùng click “Ghi” là hoàn thành.

Sau khi đã có danh sách người lao động, bạn chuyển sang bước 3 – Tạo lập hồ sơ.

Bạn click “Ghi” để chuyển bước 3 - Tạo lập hồ sơ
Bạn click “Ghi” để chuyển bước 3 – Tạo lập hồ sơ

Tạo lập hồ sơ

Bước này khá quan trọng vì thực tế rất nhiều người gặp lỗi cấu trúc tệp KBHXH ở bước này. Để nộp thành công 1 bộ hồ sơ, bạn cần thực hiện qua 4 bước:

Chọn nghiệp vụ => Chọn người lao động => Lập hồ sơ => Ký và nộp hồ sơ. Ở đây sangiaodichtienao sẽ hướng dẫn bạn quy trình 4 bước báo tăng lao động, đối với tác vụ khác, bạn làm tương tự.

Bước 1: Khai báo nghiệp vụ

  • Để khai báo nghiệp vụ tăng lao động, bạn chọn “Quản lý hồ sơ”.
  • Click “Tạo mới hồ sơ”. Bạn nhìn vào mục “ Nghiệp vụ”.
  • Chọn “Báo tăng lao động”.
Khai báo lao động xong bạn chuyển bước 2 - Chọn lao động
Khai báo lao động xong bạn chuyển bước 2 – Chọn lao động

Bước 2: Khai báo tăng lao động BHXH

  • Click “Chọn lao động” sẽ có 1 danh sách người lao động xuất hiện, bạn tích vào những người “chưa báo tăng”.
  • Bạn click vào “Phương án”, chọn “Tăng mới” cho những người lao động chưa báo tăng.
  • Sau cùng click “Chọn”.
Làm theo hướng dẫn để khai báo tăng lao động
Làm theo hướng dẫn để khai báo tăng lao động

Bước 3: Lập hồ sơ

  • Giao diện “Chọn kỳ kê khai” xuất hiện, bạn chọn tháng và năm của kỳ kê khai, sau đó click “Chọn”.
Bạn chọn tháng, năm của kỳ kê khai
Bạn chọn tháng, năm của kỳ kê khai
  • Trên “Phiếu giao nhận hồ sơ sẽ có 4 trường thông tin:
  1. Danh mục hồ sơ được phần mềm tự động chọn các mục mặc định.
Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ
  1. Tờ khai D02 – TS là bản khai số thông tin danh sách người lao động tham gia BHXH bạn đã chọn ở bước 2.
Tờ khai D02 - TS
Tờ khai D02 – TS
  1. Tờ khai TK1 – TS là tờ khai tham gia BHXH, BHYT đã có hoặc chưa có số sổ bảo hiểm nhưng không có thay đổi về tỉnh, thành phố nơi tham gia BHXH.
Tờ khai TK1 - TS
Tờ khai TK1 – TS
  1. Tờ khai TK2 – TS là danh sách người lao động có sự thay đổi về tỉnh, thành phố nơi tham gia BHXH.
  • Bạn kiểm tra lại 4 trường thông tin trên, nếu có gì cần bổ sung thì cập nhật ngay còn nếu không có gì thay đổi, bạn click “Ghi” để kết thúc bước “Lập hồ sơ” chuyển sang bước 4 “Ký và nộp hồ sơ”.
Sau khi chọn “Ghi” màn hình xuất hiện như trên
Sau khi chọn “Ghi” màn hình xuất hiện như trên

Bước 4: Ký và Nộp hồ sơ

  • Nếu doanh nghiệp bạn đã có chữ ký số, bạn click “Ký hồ sơ”.
Chọn “Ký hồ sơ” nếu doanh nghiệp bạn đã có chữ ký số
Chọn “Ký hồ sơ” nếu doanh nghiệp bạn đã có chữ ký số
  • Nhập mã pin của thiết bị chữ ký số của doanh nghiệp, sau đó click “Đăng nhập”.
  • Bạn tiếp tục chọn “Nộp hồ sơ”, phần mềm tạo ra file để bạn đính kèm khi nộp hồ sơ KBHXH qua mạng. Bạn lưu file này về máy.
Lưu file phần mềm tạo ra về máy
Lưu file phần mềm tạo ra về máy
  • Truy cập vào Cổng thông tin điện tử BHXH, tiến hành đăng nhập như bình thường.
  • Chọn “Nộp hồ sơ”.
  • Click vào “Chọn file hồ sơ”, chọn file hồ sơ phần mềm tạo ra đã được bạn lưu về máy.
Chọn file hồ sơ, tìm và click file hồ sơ phần mềm tạo ra đã được bạn lưu về máy
Chọn file hồ sơ, tìm và click file hồ sơ phần mềm tạo ra đã được bạn lưu về máy
  • Click vào “Nộp hồ sơ”. Màn hình thông báo “Nộp hồ sơ thành công”.

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây nhé!

Như vậy là bạn đã nộp hồ sơ BHXH thông qua phần mềm KBHXH thành công. Chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn của sangiaodichtienao.com trên đây thì chắc chắn bạn sẽ không phải gặp hộp thoại thông báo “ Lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH ” hay “Cấu trúc XML file hồ sơ chưa đúng với file”, “Lỗi không nộp được hồ sơ BHXH”. Chúc bạn nộp hồ sơ BHXH qua phần mềm KBHXH thành công với những chia sẻ của chúng tôi trong bài viết. Trân trọng!

28 Comments

  • Khi minh thuc hien thao tac nop ho so: website: gdđt.baohiemxahoi.gov.vn thì xuat hien giao diện trang BHXH khác, ko giống giao diện bên Chị huong dan ạ…

    Ca sĩ Nhật Long
    Posted April 5, 2020
  • Anh em nao co Link huong dan báo giảm lao động cho em xem luôn với ạ…em cam on anh chi

    Ca sĩ Nhật Long
    Posted April 5, 2020
  • Cho em hoi anh chut nua nhe…minh muon thay đổi nơi khám chữa bệnh cho nguoi lao dong tren phan mem nay duoc ko anh. Minh vao dau lam duoc anh

    Ca sĩ Nhật Long
    Posted April 5, 2020
  • Em chao anh ….comg ty em dang xai phan mem bhxh này. Gio muon báo giảm lao động, báo tăng lao động thì trình tự làm the nao vay anh…nho anh hỗ trợ giup em voi ạ. Em cam on anh….email em: nhatlong0209@gmail.com or sdt em 0903.990.630

    Ca sĩ Nhật Long
    Posted April 5, 2020
  • Sao bên mình k lấy dc số hồ sơ.chỉ với

    điền nguyễn ngọc
    Posted April 5, 2020
  • Công ty mình ít lao động, nên dùng KBHXH nhưng khi cần không biết nhờ ai hỗ trợ, mở cái tổng đài không biết để làm chi nữa

    Koangil Lee
    Posted April 5, 2020
  • Giúp mình với, khi nộp vào cổng điện tử gddt.baohiemxahoi.vn , nó báo "Thông tin chữ ký số của đơn vị không đúng với thông tin đã đăng ký", gọi cho chữ ký số, họ nói liên hệ với bên KBHXH để cập nhật chữ ký số vì phần mềm bên KBHXH họ không rõ. Mà mọi người biết đó gọi cho KBHXH như không

    Koangil Lee
    Posted April 5, 2020
  • Lúc trước e dùng phần mềm VNPT giờ e đổi qua eBH, e vào kê khai phần mềm thông báo lỗi là sao ạ?

    hien tran
    Posted April 5, 2020
  • Cho hỏi mình đã nghỉ tháng 1 chừng có thể đăng ký bhxh đc ạ

    Nhân Nguyễn
    Posted April 5, 2020
  • Tôi nạp hồ sơ thai sản họ bắt phải nộp theo đính kèm ảnh chụp giấy chứng sinh hoặc khai sinh nữa thì thao tác sao vậy bạn

    TRẦN ĐÌNH BÁO
    Posted April 5, 2020
  • nếu muốn gửi thêm một tệp đính kèm bằng hình ảnh nữa thì làm sao vậy bạn

    TRẦN ĐÌNH BÁO
    Posted April 5, 2020
  • ad ơi sao em nộp file lên BHXH báo về lỗi Cấu trúc XML file hồ sơ chưa đúng với file https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/XMLSchema/HoSoGDDT-Portal/HoSoGDDT_Portal.xsd . Mong ad chỉ giúp em với ah

    Cương Phạm
    Posted April 5, 2020
  • Cho em hỏi công ty em đăng ký BHXH lần đầu thì làm thế nào ạ .

    NGHĨA NGUYỄN
    Posted April 5, 2020
  • Cho hỏi Mã NLD nằm chổ nào trên thẻ Bh ạ

    Doãn Lê Văn
    Posted April 5, 2020
  • Anh ơi, em mới gọi cho anh để đăng ký mua phần mềm BHXH đó ạ. Anh làm sớm cho em nhé

    Huyền Thanh Vũ
    Posted April 5, 2020
  • A/C cho em hỏi chú ạ. em sử dụng phần mền BHXH 3.0, em kê khai lại mẫu D02 cứ báo lỗi cột 1 và cột 14 A/C nào biết giúp em được ko ạ. em cảm ơn ạ

    Tiến Tân
    Posted April 5, 2020
  • cho mình hỏi giấy xác nhận BHXH với giấy hẹn BHXH làm sao có được vậy ( ở phút thứ 7:10 á)?

    Quyen Ha
    Posted April 5, 2020
  • CHO MINH HOI GOP NHIEU SO DO NGUOI LAO DONG LAM HAY NGUOI SU DUNG LAO DONG LAM

    Dien Tran
    Posted April 5, 2020
  • Kê khai qua mạng còn phức tạp hơn đi nộp trực tiếp nữa :(( Nhìn chóng cả mặt… Cty mình ít người thì nộp trực tiếp cho khỏe.

    Hiếu Lưu
    Posted April 5, 2020
  • đăng nhập với tài khoản đã được cấp đó là dựa vào đau ạ

    Kimanh Trần
    Posted April 5, 2020
  • co ai giup em voi,em dang co bau muon lam ho so dang ky bao hiem cho cong ty gom 3 nguoi ma kh biet bat dau tu dau,giup em voi ah,minh tai phan mem gi ve a

    Chi Nguyễn Thị
    Posted April 5, 2020
  • Mình ký xong rồi mà không hiển thị nút xuất tờ khai và gửi tờ khai! Phải làm sao?

    Rêu Phong
    Posted April 5, 2020
  • lấy giấy Xác nhận và giấy hẹn ở folder nào vậy KIÊN?

    kim kim
    Posted April 5, 2020
  • chao ban.sao minh nop nó cứ báo mail về là lỗi k hợp lệ nhưng minh chua tim dc nguyen nhan.b giup mjh duoc k

    thuy phong
    Posted April 5, 2020
  • mình vào b4 nộp hồ sơ thì k hiện thị nút ký số là sao nhỉ

    Nonstop 2018
    Posted April 5, 2020
  • a ơi khi e nhấn ký và nộp hồ sơ thì báo lỗi còn file excel đang mở, yêu cầu đóng lại nhưng e có thấy đâu ạ, không tạo được tờ khai D02

    anh pham
    Posted April 5, 2020
  • Làm sao đính kèm QĐCDHĐLĐ ở báo giảm ạ?

    tonape tv
    Posted April 5, 2020
  • cho mình hỏi giấy xác nhận BHXH với giấy hẹn BHXH làm sao có được vậy ( ở phút thứ 7:10 á)

    bao chuong nguyen
    Posted April 5, 2020

Leave a comment