Bạn chẳng hiểu mình đã sai ở bước nào mà phần mềm khai bảo hiểm xã hội (KBHXH) cứ thông báo “Cấu trúc XML file hồ sơ chưa đúng với file” hoặc “Lỗi không nộp được hồ sơ BHXH”,… Nhằm giúp các bạn tránh được lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH hay một số rắc rối khác khiến quá trình khai bảo hiểm xã hội bị chậm trễ, sangiaodichtienao.com chia sẻ cách sử dụng phần mềm KBHXH để Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội. Tham khảo ngay nhé!

Lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH xuất hiện khi nào?

Hiện nay có rất nhiều bạn tìm kiếm cách khắc phục lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH. Tuy cùng gặp một hộp thoại thông báo sự cố như vậy nhưng nguyên nhân gặp phải tình trạng này thì mỗi người một kiểu. Cụ thể:

• Người thì sai định dạng ngày tháng nộp hồ sơ KBHXH.
• Người thì do lỗi ký file hoặc lỗi xuất file khi KBHXH.
• Có người gặp sự cố lúc khai tăng BHXH hoặc giảm BHXH.
• Sự cố chưa cập nhật chữ ký trước khi gửi hồ sơ KBHXH cũng “được nhận” thông báo lỗi cấu trúc XML file hồ sơ chưa đúng với file.

Và còn rất nhiều trường hợp khác cũng được quy về sự cố lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH . Do đó, để tránh được lỗi này, bạn chỉ cần nắm chắc cách sử dụng phần mềm KBHXH khi nộp hồ sơ KBXH là được. Ngay sau đây sangiaodichtienao.com sẽ hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm KBHXH ngay sau đây.

Cách dùng phần mềm KHXH để nộp hồ sơ BHXH

Quy trình nộp hồ sơ BHXH thông qua phần mềm KBHXH sẽ gồm 3 bước chính. Thực hiện hoàn chỉnh 3 bước này bạn sẽ không gặp lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH :

Nhập thông tin doanh nghiệp

Hãy đảm bảo rằng máy tính của bạn cài đặt hoàn thiện phần mềm KBHXH và thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Bạn click vào biểu tượng và đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp mình. Điền đúng Mã số thuế và Đơn vị, click “Truy cập”.

• Bước 2: Màn hình thông tin doanh nghiệp xuất hiện, bạn điền chính xác tất cả các trường thông tin, nhất là các ô có gắn dấu “*”.

• Sau đó click “Đóng” để chuyển bước 2 – Quản lý lao động.

Quản lý lao động

• Bước 1: Vào mục Quản lý lao động, nhập thông tin đơn vị/phòng ban đầy đủ vào các ô: STT – Mã phòng – Tên phòng – Ghi chú, sau đó Click “Ghi”.

• Bước 2: Lập danh sách lao động. Trong bước này bạn sẽ có 2 cách nhập, nếu:
• Nếu nhập trực tiếp:

+ Bạn chọn “Quản lý lao động”, click “Thêm mới lao động”.

+ Bạn điền chính xác thông tin vào các mục “Thông tin người lao động”, “Thông tin tham gia BHXH, BHYT”, Diễn giải TK1 – TS (Lao động đã có thời gian làm việc nhưng chưa có sổ BH),  Quá trình đóng BHXH.

+ Cuối cùng click “Ghi”.

Chú ý: Mọi thông tin bạn điền phải chính xác, nhất là các mục đánh dấu “*”. Vì các thông tin này sẽ được chuyển tương ứng vào phần diễn giải của người lao động khi bạn thực hiện làm tờ khai tham gia BHXH, BHYT TK1 – TS. Bạn muốn tiếp tục nhập lao động, chỉ cần click vào “Thêm mới” để form ban đầu xuất hiện, bạn làm tương tự như trên. Sau khi hoàn thiện các trường thông tin, vào Danh sách lao động bạn sẽ thấy màn hình hiển thị như sau:

• Nhập danh sách từ file Excel:

+ Bạn chọn “Quản lý lao động”, click “Danh sách lao động” .

+ Click “Import Excel”, chọn vào “Tải file mẫu”. Sau khi nhập thông tin người lao động vào file mẫu, bạn click “Chọn file” để nhập vào phần mềm.

+ Cuối cùng click “Ghi” là hoàn thành.

Sau khi đã có danh sách người lao động, bạn chuyển sang bước 3 – Tạo lập hồ sơ.

Tạo lập hồ sơ

Bước này khá quan trọng vì thực tế rất nhiều người gặp lỗi cấu trúc tệp KBHXH ở bước này. Để nộp thành công 1 bộ hồ sơ, bạn cần thực hiện qua 4 bước:

Chọn nghiệp vụ => Chọn người lao động => Lập hồ sơ => Ký và nộp hồ sơ. Ở đây sangiaodichtienao sẽ hướng dẫn bạn quy trình 4 bước báo tăng lao động, đối với tác vụ khác, bạn làm tương tự.

Bước 1: Khai báo nghiệp vụ

• Để khai báo nghiệp vụ tăng lao động, bạn chọn “Quản lý hồ sơ”.
• Click “Tạo mới hồ sơ”. Bạn nhìn vào mục “ Nghiệp vụ”.
• Chọn “Báo tăng lao động”.

Bước 2: Khai báo tăng lao động BHXH

• Click “Chọn lao động” sẽ có 1 danh sách người lao động xuất hiện, bạn tích vào những người “chưa báo tăng”.
• Bạn click vào “Phương án”, chọn “Tăng mới” cho những người lao động chưa báo tăng.
• Sau cùng click “Chọn”.

Bước 3: Lập hồ sơ

• Giao diện “Chọn kỳ kê khai” xuất hiện, bạn chọn tháng và năm của kỳ kê khai, sau đó click “Chọn”.

• Trên “Phiếu giao nhận hồ sơ sẽ có 4 trường thông tin:

1. Danh mục hồ sơ được phần mềm tự động chọn các mục mặc định.

2. Tờ khai D02 – TS là bản khai số thông tin danh sách người lao động tham gia BHXH bạn đã chọn ở bước 2.

3. Tờ khai TK1 – TS là tờ khai tham gia BHXH, BHYT đã có hoặc chưa có số sổ bảo hiểm nhưng không có thay đổi về tỉnh, thành phố nơi tham gia BHXH.

4. Tờ khai TK2 – TS là danh sách người lao động có sự thay đổi về tỉnh, thành phố nơi tham gia BHXH.

• Bạn kiểm tra lại 4 trường thông tin trên, nếu có gì cần bổ sung thì cập nhật ngay còn nếu không có gì thay đổi, bạn click “Ghi” để kết thúc bước “Lập hồ sơ” chuyển sang bước 4 “Ký và nộp hồ sơ”.

Bước 4: Ký và Nộp hồ sơ

• Nếu doanh nghiệp bạn đã có chữ ký số, bạn click “Ký hồ sơ”.

• Nhập mã pin của thiết bị chữ ký số của doanh nghiệp, sau đó click “Đăng nhập”.
• Bạn tiếp tục chọn “Nộp hồ sơ”, phần mềm tạo ra file để bạn đính kèm khi nộp hồ sơ KBHXH qua mạng. Bạn lưu file này về máy.

• Truy cập vào Cổng thông tin điện tử BHXH, tiến hành đăng nhập như bình thường.
• Chọn “Nộp hồ sơ”.
• Click vào “Chọn file hồ sơ”, chọn file hồ sơ phần mềm tạo ra đã được bạn lưu về máy.

• Click vào “Nộp hồ sơ”. Màn hình thông báo “Nộp hồ sơ thành công”.

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây nhé!

Như vậy là bạn đã nộp hồ sơ BHXH thông qua phần mềm KBHXH thành công. Chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn của sangiaodichtienao.com trên đây thì chắc chắn bạn sẽ không phải gặp hộp thoại thông báo “ Lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH ” hay “Cấu trúc XML file hồ sơ chưa đúng với file”, “Lỗi không nộp được hồ sơ BHXH”. Chúc bạn nộp hồ sơ BHXH qua phần mềm KBHXH thành công với những chia sẻ của chúng tôi trong bài viết. Trân trọng!